Palestra: Organização de eventos e Planejamento
Evento: Convenção dos Palestrantes do Brasil
Objetivo: Apresentar conceitos básicos de organização e planejamento de eventos para os palestrantes terem condições de realizarem suas próprias ações.
O palestrante aprenderá sobre as etapas de planejamento, organização, execução, controle e avaliação, além de dicas para a promoção e produção de eventos.
“O sucesso de qualquer evento depende de um bom planejamento e da realização dos detalhes”
Mauro Moraes
Empreender é:
- Habilidade de conhecer tecnicamente etapas e processos (seja um gestor)
- Liderar pessoas (quem realizam as tarefas são pessoas – seja um líder)
- Ser determinado (haverá obstáculos – seja confiante)
- Ser organizado (coordenação de diversas tarefas simultaneamente – seja profissional)
- Ter imaginação (crie os diferenciais de seus eventos – seja criativo)
Organização de eventos e Planejamento
Índice:
1. Conceito de evento
2. Planejamento e Organização – Pré-evento
(O que? Porque? Quando? Onde? Para Quem? Como? Quanto? Quais?) e (detalhamento mais rigoroso das respostas)
3. Execução - Transevento (realização dos itens definidos nas etapas de planejamento e organização)
4. Controle e Avaliação - Pós-evento (compilação de dados sobre o evento e análise sobre os resultados alcançados em relação aos objetivos propostos)
5. Projeto – Gerenciando eventos como projetos
Capítulo 1: Conceito de evento
Evento é o conjunto de ações previamente planejadas com o objetivo de alcançar resultados definidos junto ao seu público alvo.
Segundo o dicionário Aurélio, evento é qualquer acontecimento de especial interesse, capaz de atrair público e de mobilizar meios de comunicação.
O planejamento é a principal ferramenta de trabalho para a execução de um evento. Conhecer a fundo todos os assuntos relacionados a este conteúdo é de extrema importância para quem trabalha ou pretende trabalhar nesta área com tantos desdobramentos. Evento, produção e gestão exigem conhecimento e embasamento técnico.
PERFIL DO PROFISSIONAL DE EVENTOS
A organização de eventos requer profissionalismo do início do projeto ao pós-evento. Em todas as etapas dos eventos são envolvidas diversas pessoas dentre fornecedores, profissionais de som, luz, espaços, bufês, bebidas, toldos, stands, transporte, segurança, coordenadores, recepcionistas, mestre de cerimônias, decorador, músicos etc. Para todos eles, um denominador comum: qualidade na prestação dos serviços. É imprescindível um planejamento rigoroso do evento e a contratação de serviços de fornecedores e recursos humanos que trabalhem com o mesmo patamar de qualidade e profissionalismo.
Conhecimento:
Podemos elencar alguns itens de destaque do perfil do coordenador da área de eventos.
- Conhecimento técnico sobre o assunto e suas especificidades
- Perfil de liderança e dinamismo
- Habilidade de motivar e inspirar os demais envolvidos
- Capacidade de lidar com imprevistos
- Conhecimento das funções a ser exercida por todos que compõem a equipe
Capítulo 2: Planejamento e Organização - Fases e etapas do evento: Pré-evento
O pré-evento corresponde à fase inicial do evento. É neste momento em que são definidos o projeto e o planejamento das atividades, detalhamento dos custos a serem disponibilizados para o evento, definição dos tipos de serviços a serem contratados dentre outros.
O planejamento é a etapa mais importante do projeto, responda claramente estas 8 perguntas, e você estará com seu plano de negócios encaminhado. A seguir apresento um exemplo:
O que? – Evento de Liderança
Porque? – Para ajudar líderes a atingir a alta performance
Quando? – Última sexta-feira de Outubro – das 14h às 18h
Onde? – Associação Comercial de SP – capacidade de 100 lugares
Para Quem? – Líderes de micro e pequenas empresas
Como? – Palestra Gratuita dia 18/09, para obter parceria
Quanto? – Despesa x Receita
- Planilha Orçamentária com todas as despesas
- Cada empresa investirá R$ 90,00 por liderado
Quais? – Definir todos os recursos que irá precisar para realizar um evento de sucesso
“Organizar um evento, nada mais é do que
Administrar Recursos”
Mauro Moraes
Dentre as principais etapas desta fase, tem-se:
- Contato com o contratante (cliente)
Ao ser procurado por alguma empresa, instituição, pessoa física, enfim cliente, o profissional deve ser pontual e apresentar-se física e mentalmente preparado para a ocasião. A primeira impressão é a que fica.
- Definição dos objetivos
Conhecer tudo que envolve o evento serve, sobretudo, para dar direcionamento na organização e na obtenção dos resultados esperados no mesmo.
A definição dos objetivos vai depender muito do tipo do evento que será realizado. São totalmente diversos um dos outros e portanto exige projeto específico. Cada evento é por si só, único. Pelo menos para aquele cliente, naquele momento.
- Orçamento disponível
O valor a ser gasto em cada projeto deve ser o primeiro passo a ser discutido e, a partir daí, dar início aos ajustes de ambos os lados: cliente, dono do recurso, e gestor do evento, que vai transformar o dinheiro em sucesso. Em regra geral é o passo principal, mais demorado e criterioso para ser fechado. Daí em diante é trabalhar nas fases seguintes.
- Estratégias e apresentação do plano
Depois de definidos os objetivos e orçamento, deve-se partir para a escolha das estratégias a serem adotadas, sempre relacionando com as etapas anteriores.
A estratégia constitui fator determinante para o alcance dos resultados e do sucesso do evento. Devem constar as seguintes ações e decisões: o objet