Palestra: Organização de eventos e Planejamento

Evento: Convenção dos Palestrantes do Brasil

Objetivo: Apresentar conceitos básicos de organização e planejamento de eventos para os palestrantes terem condições de realizarem suas próprias ações.

O palestrante aprenderá sobre as etapas de planejamento, organização, execução, controle e avaliação, além de dicas para a promoção e produção de eventos.

“O sucesso de qualquer evento depende de um bom planejamento e da realização dos detalhes”

Mauro Moraes

Empreender é:

- Habilidade de conhecer tecnicamente etapas e processos (seja um gestor)

- Liderar pessoas (quem realizam as tarefas são pessoas – seja um líder)

- Ser determinado (haverá obstáculos – seja confiante)

- Ser organizado (coordenação de diversas tarefas simultaneamente – seja profissional)

- Ter imaginação (crie os diferenciais de seus eventos – seja criativo)

Organização de eventos e Planejamento

Índice:

1. Conceito de evento

2. Planejamento e Organização – Pré-evento

(O que? Porque? Quando? Onde? Para Quem? Como? Quanto? Quais?) e (detalhamento mais rigoroso das respostas)

3. Execução - Transevento (realização dos itens definidos nas etapas de planejamento e organização)

4. Controle e Avaliação - Pós-evento (compilação de dados sobre o evento e análise sobre os resultados alcançados em relação aos objetivos propostos)

5. Projeto – Gerenciando eventos como projetos

Capítulo 1: Conceito de evento

Evento é o conjunto de ações previamente planejadas com o objetivo de alcançar resultados definidos junto ao seu público alvo.

Segundo o dicionário Aurélio, evento é qualquer acontecimento de especial interesse, capaz de atrair público e de mobilizar meios de comunicação.

O planejamento é a principal ferramenta de trabalho para a execução de um evento. Conhecer a fundo todos os assuntos relacionados a este conteúdo é de extrema importância para quem trabalha ou pretende trabalhar nesta área com tantos desdobramentos. Evento, produção e gestão exigem conhecimento e embasamento técnico.

PERFIL DO PROFISSIONAL DE EVENTOS

A organização de eventos requer profissionalismo do início do projeto ao pós-evento. Em todas as etapas dos eventos são envolvidas diversas pessoas dentre fornecedores, profissionais de som, luz, espaços, bufês, bebidas, toldos, stands, transporte, segurança, coordenadores, recepcionistas, mestre de cerimônias, decorador, músicos etc. Para todos eles, um denominador comum: qualidade na prestação dos serviços. É imprescindível um planejamento rigoroso do evento e a contratação de serviços de fornecedores e recursos humanos que trabalhem com o mesmo patamar de qualidade e profissionalismo.

Conhecimento:

Podemos elencar alguns itens de destaque do perfil do coordenador da área de eventos.

- Conhecimento técnico sobre o assunto e suas especificidades

- Perfil de liderança e dinamismo

- Habilidade de motivar e inspirar os demais envolvidos

- Capacidade de lidar com imprevistos

- Conhecimento das funções a ser exercida por todos que compõem a equipe

Capítulo 2: Planejamento e Organização - Fases e etapas do evento: Pré-evento

O pré-evento corresponde à fase inicial do evento. É neste momento em que são definidos o projeto e o planejamento das atividades, detalhamento dos custos a serem disponibilizados para o evento, definição dos tipos de serviços a serem contratados dentre outros.

O planejamento é a etapa mais importante do projeto, responda claramente estas 8 perguntas, e você estará com seu plano de negócios encaminhado. A seguir apresento um exemplo:

O que? – Evento de Liderança

Porque? – Para ajudar líderes a atingir a alta performance

Quando? – Última sexta-feira de Outubro – das 14h às 18h

Onde? – Associação Comercial de SP – capacidade de 100 lugares

Para Quem? – Líderes de micro e pequenas empresas

Como? – Palestra Gratuita dia 18/09, para obter parceria

Quanto? – Despesa x Receita

- Planilha Orçamentária com todas as despesas

- Cada empresa investirá R$ 90,00 por liderado

Quais? – Definir todos os recursos que irá precisar para realizar um evento de sucesso

“Organizar um evento, nada mais é do que

Administrar Recursos”

Mauro Moraes

Dentre as principais etapas desta fase, tem-se:

- Contato com o contratante (cliente)

Ao ser procurado por alguma empresa, instituição, pessoa física, enfim cliente, o profissional deve ser pontual e apresentar-se física e mentalmente preparado para a ocasião. A primeira impressão é a que fica.

- Definição dos objetivos

Conhecer tudo que envolve o evento serve, sobretudo, para dar direcionamento na organização e na obtenção dos resultados esperados no mesmo.

A definição dos objetivos vai depender muito do tipo do evento que será realizado. São totalmente diversos um dos outros e portanto exige projeto específico. Cada evento é por si só, único. Pelo menos para aquele cliente, naquele momento.

- Orçamento disponível

O valor a ser gasto em cada projeto deve ser o primeiro passo a ser discutido e, a partir daí, dar início aos ajustes de ambos os lados: cliente, dono do recurso, e gestor do evento, que vai transformar o dinheiro em sucesso. Em regra geral é o passo principal, mais demorado e criterioso para ser fechado. Daí em diante é trabalhar nas fases seguintes.

- Estratégias e apresentação do plano

Depois de definidos os objetivos e orçamento, deve-se partir para a escolha das estratégias a serem adotadas, sempre relacionando com as etapas anteriores.

A estratégia constitui fator determinante para o alcance dos resultados e do sucesso do evento. Devem constar as seguintes ações e decisões: o objetivo, o público-alvo, tipo, o tema, o local, a data e horário, o que se pretende atingir e obter como feedback. No mais é utilizar as ferramentas da administração, como estabelecer cronograma, fluxograma e checagem diária das atividades. O controle financeiro (entrada/saída) também é diário.

- Tema e público-alvo

As escolhas do tema e do público-alvo estão relacionadas à tipologia do evento. O título ao lado da logomarca facilitará a divulgação, e a segmentação do público proporcionando atingir uma divulgação mais direta e em menos tempo.

Para a escolha do tema, uma dica: Ajude seu cliente a resolver um problema, e seu evento estará 50% vendido.

- Local e data

Escolher o local é definir o evento. Para eventos de médio a grande porte, observe-se: - a infraestrutura: hospedagem, alimentação, entretenimento, transporte e deslocamento interno, além das vias de entrada e saída, qualidade desses serviços, dentre outros.

- situação geral e sociopolítica: verificar a situação em relação a segurança física, epidemias, movimentos ou conflitos sociais e políticos da cidade, estado ou país.

- acessibilidade: no que diz respeito ao transporte aéreo, rodoviário, ferroviário ou fluvial.

- atrações turísticas que motivem a adesão ao evento e conveniência dos patrocinadores potenciais / apoio dos órgãos públicos

Outros pontos a serem observados:

Espaço – espaço necessário variando conforme o tipo de evento e do público esperado. Por exemplo, se o evento for qualquer tipo de exposição (feira, salão, mostra) o local deve ser amplo e que permita a disposição de stands.

Já para um encontro científico (seminário, palestra, congresso) é útil um espaço com cadeiras ou poltronas confortáveis e proporcionais ao número de participantes.

Infraestrutura – condição para instalações de som, data show, pontos de energia, palco, cortinas, banheiros, copa/ cozinha, estacionamento, sala de apoio, recepção, limpeza, segurança, iluminação pública, hospedagem, acessibilidade, (elevadores e rampas de acesso), facilidade de serviços de transporte público e privado para o local, facilidades de serviços como estacionamento, lanchonetes e restaurantes, meios de hospedagem, farmácia entre outros.

Data – reservar na agenda de eventos da localidade com bastante antecedência, para garantir que nenhum outro evento similar divida o público interno. Não só de público externo constitui-se um evento. Os dois públicos se complementam e somam divisas para o sucesso e a divulgação do acontecido. Quanto ao dia da semana é interessante aproveitar feriados prolongados e finais de semanas para que possa com isso agregar companhias aos participantes principais, aumentando a prestação de serviços e consequentemente a arrecadação em hotéis, restaurantes, entretenimentos, citys tours, etc.. - Captação de Patrocinadores e Apoiadores

Para viabilizar o projeto, deve-se preparar uma apresentação de cotas de patrocínios e apoiadores.

De acordo com seu objetivo e público alvo, prepara-se uma relação de possíveis empresas interessadas em relacionar sua marca com o evento.

Segue exemplos de contra partida que se pode oferecer: Nome do evento, logo nos materiais de divulgação do evento, banners e site do evento, espaço para montagem de stands ou para mini apresentações de produtos/serviços, disponibilizar os contatos dos participantes, quantidade de ingressos para o evento etc.

- Reunião com os envolvidos

Para a realização de um evento ser satisfatório, toda a equipe deve estar informada sobre o evento num todo e cada etapa detalhadamente. Todos devem ser cientes das suas funções e quais as atividades que serão desenvolvidas. Além de todos estarem “falando a mesma língua”, os colaboradores devem trabalhar em sintonia e com muita comunicação, a fim de evitar falhas na execução das atividades e conflitos pessoais internos. É interessante propor à equipe de colaboradores e parceiros um momento inicial de apresentação com dinâmicas de grupo a fim de integrar o grupo. Reuniões frequentes também é uma boa ideia para acompanhamento do grupo e resolução de possíveis conflitos. Isso é de fundamental importância. Todos se manterem informados todo o tempo.

- Contratação de serviços de terceiros

Em sua grande maioria os serviços que compõem a organização e a execução de um evento, são terceirizados.

- equipamentos audiovisuais - retroprojetor, data show, som, microfone, filmadora

- gráfica

- divulgação, crachás, ficha de inscrição, folders, cartaz, papelaria

- brindes

- bufê – toda a parte de A&B (alimentos e bebidas)

- decoradores/ambientadores

- fotógrafos/cinegrafistas

- seguranças

- manobristas / recepcionistas

- transporte para palestrantes ou artistas

- mestre de cerimônia

- tradutores/intérpretes, etc...

Antes de contratar serviços de terceiros, é importante procurar conhecer a ficha técnica do fornecedor, buscando referências e indicações. É interessante analisar, sobretudo, a idoneidade da empresa, a situação econômica, histórico de sua atuação, qualificação dos seus profissionais, recursos técnicos e tecnológicos e áreas de atuação. Além disso, para assegurar que os serviços contratados sejam efetuados, é imprescindível a celebração de um contrato entre as partes. O contrato é um documento oficial que descreve todas as responsabilidades e direitos dos envolvidos, bem como as áreas de atuação e serviços pertinentes.

Outro cuidado é manter no mínimo três contatos de fornecedores para cada prestação de serviço, para você não ficar na mão de somente uma empresa. Lembre-se: Você é o responsável pelo sucesso de seu evento, não poderá no futuro jogar a responsabilidade por erros ou problemas para terceiros.

- Elaboração do programa

O programa geral do evento deve ser elaborado em conformidade com o tema principal definido. É feito em combinação com o contratante.

Os principais itens a constar neste programa são: período de realização do evento, horário de início e término, tema principal, atividades a serem oferecidas ao público e seus respectivos dias, horários e local(is), horários de intervalos para lanche e almoço, promoções a serem realizadas no evento, informações sobre transporte e hospedagem, caso necessário, aos convidados e participantes, atividades paralelas, como passeios, visitas, excursões etc., valor a ser pago pelo participante e formas de pagamento.

- Confecção do material promocional

O briefing do produto é passado a equipe de Marketing (profissionais de publicidade ou designer) que elabora o material promocional e apresenta ao cliente. Cabe ao produtor e gestor do evento acompanhar essa etapa afim de que sejam cumpridas as regras de tempo e ações.

A distribuição deste material deve atingir o público geral e, desse total, ser esperada a confirmação de 60%.

- Divulgação

Os tipos de mídia a serem utilizados para divulgação devem estar de acordo com o público que se quer atingir. Para eventos abertos ao público em geral, por exemplo, mídias como TV e rádio faz muito efeito. No entanto, se o público que se quer atingir é de uma determinada área de conhecimento, como é o caso de congressos científicos, mídias como TV e rádio devem ser utilizadas, mas deve-se convergir distribuição de material para associações, conselhos, instituições, ligadas à área em questão. Malas diretas, jornais corporativos, informativos científicos, sites específicos e folders devem ser enviados diretamente aos interessados. O rádio foi, é e continua sendo um importante meio de comunicação. Todos escutam e chega onde outros meios não alcançam. Atualmente as redes sociais são sem dúvida nenhuma o meio de comunicação mais eficiente, o organizador do evento deve alinhar com o responsável de vendas a melhor estratégia para se utilizar este meio de comunicação.

- Inscrições ou cadastro dos participantes / visitantes

Fixar e comunicar os locais e as formas de efetuar a inscrição, cadastro ou compra de ingressos. Em casos de shows, festivais, em que o público é mais aberto, os locais devem ser centrais para a comodidade do participante.

Geralmente os eventos científicos, a empresa organizadora, gestora e produtora do evento é responsável palas inscrições e demais tópicos de secretaria.

Com o advento da internet essa tornou-se uma aliada nessa e em outras fases da gestão do evento. Programas como o eventbrite e sympla ajudam na divulgação e comercialização do evento.

Organização

Após o planejamento estar definido, inicia-se a fase de organização. O instrumento de trabalho mais eficaz nesta fase é o checklist ou mapa de produção, que nada mais é do que o documento que informa a relação de providências, tarefas e materiais necessários ao evento.

Caso queira ler mais sobre o assunto, ou abaixar um modelo de Checklist, segue link:

https://www.eventbrite.com.br/blog/academy/check-list-para-eventos-ds00/

PROPOSTA DE PROJETO PARA EVENTOS

Com o intuito de melhorar o planejamento e operacionalização de um evento é essencial a elaboração de um projeto com informações básicas a fim de direcionar o desenvolvimento das atividades necessárias à sua efetivação.

Aqui neste tópico, será apresentada uma proposta para elaboração de projeto para eventos. Lembrando que, dependendo do tipo do evento, alguns itens devem ser retirados e outros acrescentados.

PROPOSTA PARA ELABORAÇÃO DE PROJETO DE EVENTOS

1.Título

2.Entidade ou empresa promotora

3.Entidade ou empresa organizadora

4.Cidade-sede

5.Apresentação do evento (tema, local, data(s), público-alvo, resumo do evento anterior etc).

6.Objetivos

7.Justificativa

8.Programa do Evento

9.Orçamento (recursos materiais (administrativo), recursos humanos, materiais de divulgação, recursos audiovisuais e equipamentos...)

10.Estratégias de Marketing e Cotas de Patrocínio

11.Cronograma

12.Anexos (instalações, planta ou croqui do local, modelo de ficha de inscrição e de formulário de avaliação, regulamento de funcionamento do evento, cerimonial, modelos de materiais de divulgação, fotos, dentre outros)

Capítulo 3: Execução - Fases e etapas do evento: Transevento

Também conhecida como transevento, esta fase consiste na aplicação das atividades previstas no pré-evento.

A secretaria do evento é responsável pelo apoio administrativo do evento, portanto deve ser instalada e completamente equipada no local com materiais e equipamentos como computador, impressora, xerox, telefones, internet, e material de escritório.

As principais atribuições da secretaria são:

• efetuar inscrições e credenciamento

• recepcionar os participantes, convidados e autoridades

• providenciar materiais para os palestrantes

• atender aos participantes com informações e provisão de materiais

• atender e apoiar ao plenário

• entregar certificados

O serviço de recepção é considerado o cartão de visitas, pois o primeiro contato que o participante terá ao chegar a um evento é com os recepcionistas. As atribuições dos recepcionistas serão definidas pelos coordenadores, mas é valido lembrar que esses profissionais do serviço de recepção devem estar bem apresentáveis e preparados para lidar com o público. Dessa forma, quesitos como uniformidade, identificação, maquiagem discreta e poucas jóias, além de sapatos confortáveis devem ser lembrados ao pensar neste serviço.

A depender da tipologia, do público e, principalmente do porte do evento, é interessante a existência de uma sala de imprensa, bem como uma sala VIP para recepcionar jornalistas, bem como autoridades e convidados especiais.

No mais, a execução do evento em si deve buscar seguir todo o planejamento realizado, buscando evitar imprevistos e dissabores. Todavia, se acontecer alguma falha, o profissional encarregado e toda sua equipe devem ter agilidade e versatilidade para solucionar o problema de modo que os participantes ou convidados não percebam a falha.

É nesta fase, da execução do evento, que o organizador, precisará ter sua atenção redobrada, cuidando minuciosamente de cada detalhe. O participante estará em contato direto com cada staff, com cada etapa do evento.

Lembre-se que serão os detalhes que diferenciará seu evento dos demais:

- Momentos antes do início do evento: este é o momento de finalizar os testes de som, iluminação e projeção, verificar limpeza do local, materiais a serem distribuídos, banners colocados, entre outros detalhes.

Surpreenda: Que tal oferecer algo que seu participante não esteja esperando? Deixe em cada cadeira uma sacola com Mix de Cereais.

- Recepção dos participantes: a partir do credenciamento, o evento já começou. Treine cada staff, para produzir um efeito UAU! em cada participante, recepcionando-os de forma como se cada um fosse o único presente no evento.

Surpreenda: Não deixe seu cliente esperando em filas intermináveis. Dimensione a estrutura com o número de participantes, agilizando assim as filas e já oferecendo um primeiro serviço de qualidade no dia.

- O conteúdo do evento: sem dúvida nenhuma a parte mais importante. Imagine um evento de Palestras; o conteúdo apresentado e a forma são fundamentais para o sucesso.

Surpreenda: Dentro de seu planejamento específico da Palestra, programe se possível dinâmicas e atividades para que o público participe.

Já dizia Confúcio, “Conte-me e eu esqueço. Mostre-me e eu apenas me lembro. Envolva-me e eu compreendo”. Lembre-se disso da próxima vez que for organizar um evento.

- Finalização do evento: termine seu evento deixando o sabor de quero mais nos participantes. Faça com que eles saiam com a cabeça cheia de ideias e querendo colocar um plano de ação em prática.

Surpreenda: Este é um novo momento para agradecer a presença do participante. Uma lembrança na saída como um brinde, pode ser um simples bombom, poderá fazer toda a diferença, desde que entregue com entusiasmo (treine os staffs).

Em cada um destes momentos do evento, podemos surpreender os participantes, criando um ambiente de inteira magia.

Capítulo 4: Controle e Avaliação - Fases e etapas do evento: Pós-evento

Após o último participante sair de seu evento, inicia-se a etapa de encerramento, o que chamamos de pós-evento, consiste em:

- Fechamento contábil

- Avaliação técnica e financeira

- Avaliação mercadológica

- Providências finais de expediente administrativo e gerenciais

- Avaliação dos envolvidos empresas ou pessoas

- Feedback do cliente ou participantes – esteja aberto a receber críticas, e aponte todas as informações possíveis para ajustar nos próximos eventos.

- Confecção de relatório

Diante dessas atividades, ocorre a confrontação dos resultados esperados com os realizados, proporcionando a análise dos pontos positivos e negativos do evento.

Cada evento deve ser uma plataforma para outro.

Avaliação Geral - importante etapa do pós-evento, onde os produtores e gestores analisam pontos fortes e fracos de todos e do evento em si.

Para essa avaliação interna, utiliza-se da distribuição ‘in loco’ de questionários específicos para cada área. Etapa realizada em reunião coletiva imediatamente ao encerramento das atividades. Documento sigiloso e de propriedade do produtor e do gestor.

Serviços de secretaria no Pós-evento - dentro do pós-evento ainda podemos identificar como atividades relacionadas a esta etapa os serviços de secretaria descritos abaixo:

- elaboração e envio de ofícios ou cartas de agradecimento;

- separação, catalogação e arquivo de correspondências;

- envio ou entrega de certificados (esta atividade também pode ser feita no encerramento do evento)

- publicação dos anais do evento (caso seja encontro científico)

- envio de release aos meios de comunicação com resultados do evento;

- organização da desmontagem das instalações e equipamentos e transporte dos materiais terceirizados;

- planejamento da reunião de encerramento – monte um relatório completo para futuras consultas e para documentação do evento.

Capítulo 5: Projeto - Gerenciando eventos como projetos

Todo evento é um Projeto e precisa ser gerenciado como tal, mas afinal o que seria um projeto? “Um Projeto é um esforço TEMPORÁRIO realizado para criar um produto ou serviço EXCLUSIVO”.

TEMPORÁRIO: Significa que todo projeto tem um início e um fim definido.

EXCLUSIVO: Significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou serviços semelhantes já realizados

O Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.

Gerenciar um projeto inclui:

Identificação das necessidades:

• Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis;

• Balanceamento das demandas conflitantes de Qualidade, Escopo, Tempo e Custo;

• Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas dos participantes.

Processos de Gerenciamento de Projetos

Iniciação
Planejamento
Execução
Monitoramento e Controle
Encerramento

Áreas de Conhecimento em Projetos:

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Mauro Moraes

[ Liderança / Desenvolvimento Pessoal / Atendimento ]

Palestrante Comportamental, Treinador de Líderes, Gestor Esportivo com mais de 20 anos de experiência na área comercial.

Palestrante nas áreas:

- Liderança

- Comportamental

- Desenvolvimento Pessoal

- Atendimento

Coautor do livro “Segredos de Alto Impacto” – Revelados pelos Maiores Palestrantes do Brasil Contatos e redes sociais Whatspp.: (11) 98152-3620 e-mail: mauro.esportes@terra.com.br facebook/mauro moraes consultor instagram/mauro moraes consultor